Een nieuwe manier van roosteren, met vaste en flexibele diensten, leidt bij BW Diemen, De Eendracht, Masira en De Aak tot meer tevredenheid bij bewoners en medewerkers. Marco de Groot legt uit hoe dit kan.
Marco de Groot, teammanager van De Aak, spreekt vandaag op een landelijk congres in Zeist van zorgverzekeraar Achmea over een door hem bedachte roostersystematiek. Dat deed hij al eerder in kleiner verband. ‘Blijkbaar was dat bevallen,’ vertelt Marco lachend, ‘want ze hebben me opnieuw gevraagd en nu voor een groter publiek.’
Wij willen natuurlijk ook graag weten wat de voordelen van dit nieuwe rooster zijn.
HVO-Querido in het klein
‘Van huis uit ben ik verpleegkundige,’ vertelt Marco, ‘en daarin heb ik alle specialisaties gedaan: intensive care, hartbewaking, spoedeisende hulp en de ambulanceverpleegkundige . Mooi werk. Na een periode in de ouderenzorg als locatiemanager ben ik in 2020 bij HVO-Querido begonnen. Eerst bij BW Diemen, daarna bij Masira en De Eendracht en sinds april 2023 werk ik bij De Aak. Een fijn team en een superleuke afdeling waar veel gebeurt. Geen dag is bij ons hetzelfde. De Aak is een soort HVO-Querido in het klein. Op gezinnen na hebben we hier cliënten uit alle doelgroepen die je in de rest van de organisatie tegenkomt. En wat medewerkers betreft, ook bijna alle functies, zowel op mbo- als hbo-niveau. Dat het ook nog een beetje medisch is, vind ik natuurlijk extra leuk.
Doen we het juiste?
Als ik ergens begin, houd ik altijd de bedrijfsvoering even tegen het licht. Niks ingewikkelds hoor, gewoon wat basisvragen. Doen we nog wel het juiste? Bieden we nog steeds de juiste zorg? Moeten we op- of afschalen?
Wat je ziet is dat we in onze werkwijze vaak behoorlijk gehospitaliseerd zijn. We doen dingen omdat we nu eenmaal gewend zijn om dat zo te doen. Ook als de omstandigheden zijn veranderd. Bewoners hebben andere zorg nodig dan in het verleden, dat verandert continu.
Teammanager Marco de Groot pleit voor een slim rooster
Taakgericht
We beginnen bijvoorbeeld met z’n allen om 07:30 uur, ook als we weten dat onze bewoners graag uitslapen of andere verplichtingen hebben in de ochtend. Daarnaast werken we vaak de hele dag samen met z’n allen aan hetzelfde.
Naar mijn overtuiging kunnen we beter meer taakgericht werken. Doen wat moet gebeuren. En dat is niet noodzakelijkerwijs alleen van negen tot vijf. Als jouw cliënten tot twaalf uur dagbesteding hebben, dan kun je ook daarna beginnen.
Stippen- en groene diensten
Bij De Aak werken de verpleegkundige en verzorgende collega’s nu met twee soorten diensten, die noemen we stippendiensten en groene diensten. Bij stippendiensten gaat het om de min of meer vaste taken die op een afdeling worden uitgevoerd. Alle taakgerichte, geplande diensten. Denk aan medicatie verstrekken, eten uitdelen, de telefoon aannemen, de vuilnis buiten zetten, dat soort dingen. Elke taak of actie is een stip. Taken die minimaal nodig zijn om de boel te laten draaien. Een beetje wat we vroeger een zondags- of weekenddienst noemden. Zo kun je zien hoeveel diensten er per dag echt nodig zijn. Daaruit blijkt doorgaans dat je minder mensen in stippendienst op de werkvloer nodig hebt.
Logisch
Onze persoonlijk begeleiders werken alleen maar in groene diensten en bijna altijd tijdens kantooruren. Vroeger werkten ze ook onregelmatig, maar 90% van de werkzaamheden kan alleen maar tijdens kantooruren. Dan is het niet logisch om persoonlijk begeleiders in wisseldiensten de laten werken.
Cliëntgerichte zorg
Daarnaast hebben we groene diensten, die plan je zelf. Bij groene diensten gaat het met name om cliëntgerichte zorg, maar ook om dingen als een cursus of studie. Uitgangspunt is: wat is het beste voor de cliënt en voor jou. Dat onderscheid komt de zorg aan onze cliënten ten goede. Bewoners krijgen immers meer aandacht, want tijdens een groene dienst ben je alleen bezig met je caseload en kun je 100% aandacht voor je cliënt hebben.
Op die manier kun je geconcentreerd en efficiënt werken. Je wordt bijvoorbeeld niet gestoord door de telefoon, want jouw collega met een stippendienst neemt die op. Dat scheelt enorm, want ik geloof dat het na een telefoontje gemiddeld drie tot vier minuten duurt voordat je weer geconcentreerd op je taak bent.
Ruimte
Je moet vragen van bewoners goed inschatten. Als het kan wachten, zet je het in je agenda. Dat is voor cliënten duidelijk, niet altijd ad hoc reageren als dat niet per se nodig is, maar: volgende week gaan we dan en dan samen zitten. Dat verlaagt de dagelijkse druk, geeft structuur en neemt stress weg.
Deze manier van werken geeft medewerkers ook ruimte voor andere dingen. Je kunt bijvoorbeeld met een bewoner gaan winkelen of meegaan naar het ziekenhuis.
Regie
Voor medewerkers is het bovendien een voordeel dat je meer regie hebt over je rooster, want je plant het zelf in. Zo kun je jouw rooster ook beter afstemmen op je privéleven.
Iedereen weet op deze manier waar ie aan toe is. Als een collega op vakantie is of ziek is, komen de stippen die openstaan in de zogeheten ballenbak. Het is de bedoeling dat collega’s die overnemen. Zo heb je altijd een sluitend rooster. Dat werkt goed, we hebben al een anderhalf jaar geen uitzendkrachten ingehuurd.
Tevreden
Bij De Aak zitten we nu ongeveer op 60% stippendienst en 40% groen. Dat ligt niet vast. In de vakantieperiode of als er veel zieken zijn, kan dat tijdelijk opschuiven naar 70-30 of 80-20.
We zijn hiermee begonnen bij Masira en daar zijn zowel de cliënten als de medewerkers er tevreden over. Bewoners zijn met name blij met de volle, ongedeelde aandacht die ze krijgen. Verder zijn er meer dossiers en werkplannen op orde.
Als je niet wordt afgeleid ben je gewoon veel productiever. Ik denk dat deze werkwijze op veel meer plekken goede resultaten zou geven, ook op het Centraal Bureau bijvoorbeeld, of bij de ambulante teams.’
