Privacyverklaring

In onze zorg- en dienstverlening en in onze positie van werkgever en ketenpartner hechten wij veel waarde aan respect voor de persoonlijke levenssfeer van onze cliënten, medewerkers, vrijwilligers, sollicitanten en samenwerkingspartners.

Bij HVO-Querido zijn we ons bewust van onze wettelijke verantwoordelijkheid ten aanzien van zorgvuldige, veilige en doelmatige verwerking van – soms zeer – vertrouwelijke persoonsgegevens. Dat geldt zowel voor de wijze waarop wij intern met persoonsgegevens omgaan als voor de uitwisseling daarvan met andere partijen.

Met betrekking tot privacy en de bescherming van persoonsgegevens leven wij regels na die zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de wet- er regelgeving die op onze sector van toepassing is.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

HVO-Querido kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. Wij adviseren u daarom om deze regelmatig te bekijken. U blijft dan op de hoogte van eventuele wijzigingen.

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt voor mensen die cliënt zijn bij HVO-Querido, voor mensen die onze locaties bezoeken, voor mensen die onze website bezoeken en voor mensen die via onze website met ons corresponderen.

Contactgegevens

HVO-Querido is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in deze privacyverklaring.

HVO-Querido
Eerste Ringdijkstraat 5
1097 BC Amsterdam
Centraal Bureau (020) 561 90 90

Functionaris Gegevensbescherming (FG)

HVO-Querido heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) in dienst die intern toezicht houdt op de toepassing en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de nieuwe Europese privacywetgeving die vanaf 25 mei 2018 van kracht is.
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) van HVO-Querido is Ted van Dormolen en is bereikbaar via ted.van.dormolen@hvoquerido.nl.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van u?

HVO-Querido verwerkt uw persoonsgegevens omdat u cliënt bent of bij ons wordt ingeschreven, één van onze locaties bezoekt, zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief of via e-mail met ons correspondeert en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt.

Met verwerken bedoelen wij dat gegevens zullen worden opgeslagen, aangevuld en mogelijk verstrekt worden aan derden op basis van wetgeving of met uw toestemming.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor en achternaam
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Bankrekeningnummer
  • Zorgverzekeringsgegevens
  • ID nummer en ID type

Daarnaast verwerken wij de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN nummer, gezondheids- of medische gegevens en de gegevens van uw eventuele kinderen.

Gegevens over uw gezondheid
Om een goede uitvoering aan onze zorg- en dienstverlening te kunnen gegeven verwerken wij gegevens over uw gezondheid.

Overige bijzonder persoonsgegevens
Andere bijzondere persoonsgegevens, zoals bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot ras/etniciteit of godsdienst/ levensovertuiging verwerken we alleen als dat noodzakelijk is ter aanvulling op gezondheidsgegevens of als dat nodig is voor een goede begeleiding of verzorging van de betrokkene.
Bijvoorbeeld voor de inschakeling van een tolk/vertaler als dat voor de uitleg van de begeleiding of verzorging aan de cliënt nodig is.

Bijzondere persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Bijzondere persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar verwerken we uitsluitend met toestemming van ouders of een andere wettelijk vertegenwoordiger.

BSN
Als u bij ons een zorgrelatie zijn we verplicht uw burgerservicenummer (BSN) vast te leggen in onze administratie om fouten te voorkomen bij de uitwisseling van financiële en medische gegevens; eenvoudiger te declareren bij de zorgverzekering; persoonsverwisseling te voorkomen en om een betere bescherming te bieden tegen identiteitsfraude.

Cameratoezicht
Onze locaties worden beveiligd met cameratoezicht. Dat doen we om de veiligheid en gezondheid van cliënten en medewerkers en de toegang tot onze locaties en spullen te kunnen waarborgen en voor het vastleggen van incidenten.

Cookies
HVO-Querido maakt geen gebruik van cookies en verzamelt dan ook geen gegevens van u wanneer u onze website bezoekt.

Nieuwsbrief en email
Meldt u zich aan voor de nieuwsbrief van HVO-Querido? Dan vragen we om uw naam en emailadres. Met het invullen van dit formulier geeft u ons toestemming om u onze nieuwsbrief toe te sturen. De gegevens die we daarvoor aan u hebben gevraagd gebruiken we uitsluitend om onze nieuwsbrief persoonlijk aan u te kunnen adresseren. U kunt zich te allen tijde afmelden voor onze nieuwsbrief. Wanneer u zich afmeldt worden uw naam en e-mailadres van onze verzendlijst verwijderd.

Als u ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag.

Waarom hebben we uw persoonsgegevens nodig?

Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat:

  • we deze nodig hebben om u goed van dienst te kunnen zijn en u de zorg te verlenen die u nodig heeft en bij u past. Daarvoor is het belangrijk dat we u goed leren kennen.
  • we dat in onze rol als zorgverlener wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld ter verantwoording aan de overheid, gemeente en/of belastingdienst.
  • we voor u zonodig de juiste hulpverleners bij de onze zorg- en dienstverlening kunnen betrekken. Informatie over u wisselen we in dat geval alleen uit als we daar uitdrukkelijk toestemming van u of uw wettelijke vertegenwoordiger voor hebben gekregen.
  • we u daarmee onze nieuwsbrief kunnen toezenden. Ook dat doen we alleen met uw toestemming.

Hoe gebruiken en beveiligen wij uw persoonsgegevens?

We gaan uiterst zorgvuldig om met uw persoonlijke gegevens. Uw persoonsgegevens worden bij ons geregistreerd in systemen die beveiligd zijn en middels autorisatie alleen toegankelijk zijn voor medewerkers die daartoe bevoegd zijn.

Ook heeft iedere medewerker bij HVO-Querido een geheimhoudingsplicht en in sommige gevallen een beroepsgeheim.

Als wij het belangrijk vinden om om uw gegevens met anderen dan onze eigen medewerkers te delen, dan leggen wij u de reden daarvoor uit en vragen wij u om uw toestemming.

Gegevens van u zullen we nooit zonder uw uitdrukkelijke toestemming publiceren.

We hebben alle noodzakelijk organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Toegang tot gegevens

U mag de door ons verzamelde over u in uw dossier bij ons inzien. Als daar informatie over iemand anders in staat, zoals bijvoorbeeld een andere cliënt, familielid of een medewerker dan moeten we die informatie afschermen.

U mag ook om een kopie vragen van uw dossier. Dit kunt u schriftelijk aanvragen. In de brief zet u uw handtekening en voegt u een kopie toe van uw identiteitsbewijs.

Hoe lang we uw persoonsgegevens bewaren

HVO-Querido bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan wettelijke verplicht of dan strikt noodzakelijk is. Daarna vernietigen we de gegevens of bewaren we ze op een manier waardoor ze niet meer tot een persoon herleidbaar.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen:

  • Persoonsgegevens cliënt bij verblijf: 15 jaar
  • Idem bij opvang en dagbesteding: 5 jaar
  • Declaratie/factuurgegevens: 7 jaar
  • Camerabeelden: maximaal 4 weken

Delen van uw persoonsgegevens met derden

HVO-Querido deelt uw persoonsgegevens met:

  • Organisaties of personen als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze overeenkomst zorg- en dienstverlening (OZD) en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, gemeentelijk beleid of alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.
  • Organisaties of bedrijven die in het kader van onze zorg- en dienstverlening namens ons uw gegevens verwerken. Met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af om er voor te zorgen dat zij een passend niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens kun garanderen. HVO-Querido blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
  • Personen en instanties van wie het de taak is om onze zorg- en dienstverlening te evalueren, te controleren, en/of te toetsen.

Verwerken we uw gegevens buiten de EU?

HVO-Querido verwerkt persoonsgegevens van u alleen binnen de EU. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is van toepassing voor de EU, daarmee is passend beschermingsniveau verzekerd en kunt u aanspraak maken op uw rechten.

Welke rechten heeft u m.b.t. de persoonsgegevens die wij van u verwerken?

Bij het verzamelen van uw gegevens mag u ervan uitgaan dat we u zullen informeren over uw rechten met betrekking tot de door ons van u verzamelde gegevens. Ook heeft u recht op inzage, afschrift, correctie, verwijdering, beperken van de verwerking, overdragen en het recht op het intrekken van een door u gegeven toestemming.

Recht op inzage en afschrift
U heeft er recht op te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en om deze in te zien. Ook kunt u kosteloos een afschrift bij ons opvragen van de gegevens die wij van u verwerken.

Sommige gegevens maken echter geen deel uit van uw dossier. Daarbij kunt u denken aan:

  • Persoonlijke werkaantekeningen van medewerkers
  • Persoonsgegevens van derden als deze in uw dossier zouden staan

Recht op correctie
U mag uw gegevens laten wijzigen. Bijvoorbeeld als u bent verhuisd en uw adres bij ons niet meer klopt. Of als we een foutje hebben gemaakt in uw geboortedatum of uw naam verkeerd hebben geschreven. Het gaat om het wijzigen van feitelijke gegevens.

Recht op verwijdering
U mag vragen om het verwijderen van uw dossier. U mag dit vragen voor het gehele dossier of voor een gedeelte daarvan. Alhoewel HVO-Querido een verzoek tot (gedeeltelijk) verwijderen van een dossier in principe moet inwilligen, is het niet altijd mogelijk. Bijvoorbeeld moeten gegevens waarvoor een wettelijke bewaarplicht geldt zolang worden bewaard als dat is voorgeschreven, en soms zijn we gebonden aan onze zorgplicht. Daarover zullen we u dan informeren.

Recht op beperken van de verwerking
In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kunt u in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Een verzoek tot het beperken van de verwerking hiervan dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij HVO-Querido. We beslissen binnen vier weken na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. HVO-Querido is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verwerken van gegevens door HVO-Querido wettelijk verplicht is.

Recht op overdragen
Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen aan u of een andere organisatie van uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruik maken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst en geen afbreuk doet aan de rechten van anderen.

Recht van bezwaar
Indien wij gegevens van u verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. Als we uw gegevens gebruiken voor direct marketing hebt u altijd het recht om hiertegen bezwaar te maken.

Recht op het intrekken van gegeven toestemming
U heeft het recht om een door u gegeven toestemming voor het uitwisselen of publiceren van uw persoonsgegevens weer in te trekken.

Hoe kunt u een verzoek indienen?

U kunt een verzoek tot inzage, afschrift, correctie, verwijdering, beperken van de verwerking, overdragen en het recht op het intrekken van een door u gegeven toestemming kunt u sturen aan ted.van.dormolen@hvoquerido.nl. Ook kunt u een verzoek mondeling doen bij uw begeleider of bij de verantwoordelijk leidinggevende. Of middels een brief. De contactgegevens vindt u hieronder.

Wij zullen u dan zo spoedig mogelijk een gemotiveerd antwoord geven, maar uiterlijk binnen één maand na het ontvangen van uw verzoek.

Als we uw verzoek niet zomaar kunnen of mogen inwilligen dan kunnen we de termijn als dat nodig is, met nog eens twee maanden verlengen. In dat geval zal HVO-Querido u binnen één maand, na ontvangst van uw verzoek, op de hoogte brengen van een dergelijke verlenging.

Als u een verzoek tot inzage door schriftelijk wilt doen, dan vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

Privacyreglement HVO-Querido

Meer details over uw rechten en de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan kan u vinden in ons privacyreglement persoonsgegevens cliënten.

Voor vragen over het privacyreglement kunt u contact opnemen met de FG van HVO-Querido ted.van.dormolen@hvoquerido.nl of door te bellen met (020) 561 90 90.

Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heb u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. u kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer details hierover vind u hieronder.

Hoe kan u een klacht indienen?

Een klacht kan zowel mondeling als schriftelijk (per brief of e-mail) worden ingediend. Het e-mailadres van de klachtenfunctionaris is: klachtenfunctionaris@hvoquerido.nl

Hoe kan u contact opnemen met de toezichthoudende autoriteit in Nederland
Indien u na het maken van bezwaar en/of indienen van een klacht bij HVO-Querido niet tevreden bent met de wijze waarop wij u klacht hebben behandeld, kan u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan u doen via de website van de autoriteit: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens is op de volgende manieren te bereiken:
Telefonisch: 088 – 1805 250
van maandag t/m vrijdag van 9.00 tot 17.00 uur
Per post: postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG
Via de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl